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全面实施电子档案后,纸质人事档案能不能废除?

作者:忠之托官方   发布时间:2022-10-18  点击:2868  
档案数字化,并不会舍弃纸质版,而是在纸质版的基础上数字化,更好的利用档案。就算数字化如此方便,为什么还要保存纸质档案?形成电子档案除方便利用外,纸质档案与数字化档案同步,无法轻易篡改。档案的严谨性,安全性,秘密等特性,纸质档案具备更高的研究价值。

        在科技越来越发达的今天,人事档案实施数字化已经不是什么难事,而且全国大部分地区的人事档案已然实现了数字化,形成电子档案。那么既然如此,个人人事档案这一块,能否废除纸质档案,直接全面实现电子化档案?先说答案,目前来看,电子档案只是对纸质档案的一个延伸,为了更好的利用而已,所以不太可能废除纸质档案。

      档案数字化,并不会舍弃纸质版,而是在纸质版的基础上数字化,更好的利用档案。为何数字化如此方便,为什么还要保存纸质档案?

  • 一、成本低且易保存,因为纸质档案物理上易于保存且成本低,科学维护下超长时间保存不成问题。
  • 二、更安全,形成电子档案除方便利用外,纸质档案与数字化档案同步,无法轻易篡改。档案的严谨性,安全性,秘密等特性,纸质档案具备更高的研究价值。
  • 三、纸质档案是最原始的依据凭证

       档案数字化可以很高效的对传统档案进行查询、打印、信息管理等维护操作。人才市场以及高校档案馆等业务场景已经基本普及。以中南大学档案馆举例,毕业生成绩单、录取花名册、毕业生名册等材料已经数字化,已经不需要进入档案库房翻阅材料,仅仅需要在系统中检索关键词,不到一分钟的时间即可获得对应材料的扫描件并执行打印等操作,也可根据检索得到的信息找到库房中保存的原始材料。同样的事情,在湖南省人才市场也同样操作,所有的纸质人事档案都已经被扫描成电子文件。如需查询资料,工作人员仅需在业务窗口检索即可完成对档案内材料的查阅、复印、证明的出具等工作。


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